Hoe onze Interim Manager, Frank, deze financiële afdeling in topvorm kreeg

Hoe onze Interim Manager, Frank, deze financiële afdeling in topvorm kreeg

Hoe onze Interim Manager, Frank, deze financiële afdeling in topvorm kreeg

null

Hoe onze Interim Manager, Frank, deze financiële afdeling in topvorm kreeg

Op Ufinity kan je rekenen. Zowel wat de aanwerving van vaste financiële medewerkers, als tijdelijke inzetbaarheid betreft. Hoe zo’n tijdelijke versterking op je financiële afdeling in z'n werk gaat? Dat leggen we graag uit met een voorbeeld.

Van persoonlijke gesprekken…

Onze consultant, Frank, ging een persoonlijk gesprek aan met elke medewerker. Van de CFO, tot de medewerkers van de boekhouding, de controlling manager, de business controller en de sales controller. Alle personen die betrokken zijn in de Finance & Controlling processen van onze klant, kwamen aan bod.

De focus van de gesprekken lag op de werkstromen en de werkprocessen binnen ieders takenpakket. Met die informatie kon Frank op zoek naar objectieve verbeter- en actiepunten, omgezet in een vijfjarenplan met het oog op eenvoud, transparantie in processen en een doordachte automatisatie. 

Manwithlaptop.jpg#asset:677

naar een uitgebreide analyse…

1. Hoe lopen de huidige financiële flows?

  • Activiteiten: investeringen, bank, AP, AR, personeelskosten, productie, logistiek, algemene diensten, sales en binnendienst, HR en Interim.
  • Registratie: aankopen, financieel, investeringen, leasing, wedden en lonen, commissies & ristournes, KBC Commercial Finance, masterdata, klanten, leveranciers, ICO, BTW, legale rapportering, periodieke afsluitingen, provisies, diverse boekingen, herwaarderingen…
  • Analyse: kostprijzen, volumes, standard costing, budget, forecast, sales controle, procesbeheer, voorraadbeheer, optimalisatie flows, procedures, ad hoc rapporten, periodieke rapportering, afsluiting CO, kostenplaatsen, activiteiten…
  • Strategie: besluitvormingsorganen, visie bijsturen, aandeelhouders, continuïteit, groei…

2. Welke zaken verlopen stroef of bevatten onduidelijkheden, of ontbreken misschien zelfs? 

De grootste pijnpunten bleken te liggen bij cash rapportering, cash forecast en (onafhankelijk) credit management. Wat er zich zoal voordeed?

  • De opvolging van inkomende facturen verliep erg moeizaam, deels doordat er geen zicht was op waar bepaalde facturen zich – doorheen alle plants en afdelingen – bevonden, maar ook deels doordat ze onregelmatig binnenkomen.
  • De inkomende facturen werden pas geregistreerd na goedkeuring, facturen kwamen op diverse manieren binnen en de laattijdige verwerking van facturen zorgde voor vele aanmaningen. 

naar een concreet plan van aanpak.

Aankoopfacturen
Wat aankoopfacturen in het algemeen betreft, zorgde de opzet van eenduidige goedkeuringsprocedures én de automatisatie van de inkomende factuurstroom voor structuur.

  • Voor aankoopfacturen met order, volgen ze bij onze klant vanaf nu het SAP-draaiboek: een order aanleggen, de autorisatiestroom volgen, het order pas plaats na volledige goedkeuring, een correcte goederenontvangst doen, de factuur inscannen en automatisch toewijzen, het voorstel van toewijzing en boek controleren.  
  • Bij aankoopfacturen zonder order vermijd men vanaf nu onduidelijke en lange goedkeuringsflows. Door ook het verwerkingsproces te gaan automatiseren door zo veel mogelijk met PO’s te gaan werken, kwam er duidelijkheid in de nog te verwachten kosten.

Bankverrichtingen
Bankverrichtingen verlopen via een één wekelijkse betalingsrun. Zo worden extra manuele betalingsruns vermeden en kan er efficiënter gewerkt worden binnen het takenpakket. Ook voor investeringsprojecten en leasingen werden procedures ontwikkeld.

Klantenportefeuille
Onze klant had ook nood aan een duidelijker beheer van de klantenportefeuille en alles wat daarbij komt kijken. Kredietlimieten worden nu nauwgezetter opgevolgd, alsook klantenbalansen. Reconciliaties, afpuntingen en klantenhistorieken maken nu deel uit van het proces, waardoor open klantenposities nu duidelijker zichtbaar zijn voor analyse.

Klantenorders
Klantenorders worden nu in samenspraak met productie opgevolgd, zodat er korter op de bal gespeeld kan worden. Ook met de leveranciers is er een duidelijker stappenplan wat opvolging en communicatie betreft.

Periodieke afsluitingen
Op vlak van periodieke afsluitingen werden de diverse stappen opgelijst, prioriteiten vastgesteld en afhankelijkheden binnen de finance-afdeling in kaart gebracht. Daardoor heeft nu iedereen een duidelijk beeld van zijn of haar verantwoordelijkheden binnen elk soort activiteit. Ook gaat men nu bij zowel soft- als bij hard closing meer controles uitvoeren en gaat men ook breder wat reconciliaties betreft.

Controlling
Ook op de controllingafdeling gaat men nu veel meer procesmatig te werk:

  • tijdens de maand maakt men meer tijd vrij voor analyses: controle van kostplaats boekingen en kostprijs, inzicht in flows, begrip van impactfactoren op het productieproces;
  • SAP wordt nu stapsgewijs geïmplementeerd;
  • men volgt een duidelijke procedure voor de closing;
  • parallel closing activiteiten tussen finance en controlling worden uitgezocht;
  • complexe activiteiten stelt men niet meer uit tot maandeinden;
  • men analyseert wekelijks de transportorders om foutieve provisies sneller zichtbaar te maken;
  • masterdata worden nu actief beheerd om foutief gebruik te voorkomen;
  • een specifieke rol in SAP wordt aangepast met de job inhoud van de persoon in die rol;
  • men werkt nu maandelijks met een prioriteitenlijst met duidelijke actiepunten en een verantwoordelijke.

Als laatste werd ook de jaarlijkse budgetoefening op punt gezet. Daarom werkt men ook daar nu met een duidelijk stappenplan. Daarnaast lopen sales en productievolumes nu niet meer naast elkaar, wat kostbare tijd bespaart tijdens het proces. 

Benieuwd naar wat Ufinity kan betekenen voor jouw financiële afdeling?

Of herken jij je die rol van Interim Manager?